Кому вигідніше аутсорсити заправку картриджів

Питання, кому вигідніше передати заправку картриджів на аутсорсинг, найчастіше ставлять власники офісів та ІТ-менеджери, коли друк починає здаватися надто дорогим і складним.

Якщо дивитися на реальні цифри, повний аутсорсинг друку у форматі оплати за кожен відбиток вигідний лише великим компаніям, а для типового офісу і малого бізнесу його переваги мінімальні — простіше регулярно замовляти у нас заправку картриджів.

Що мається на увазі під аутсорсингом заправки картриджів

Аутсорсинг заправки картриджів — це не разовий виклик майстра, а довгостроковий договір: зовнішня компанія бере на себе весь цикл друку — від постачання тонера до ремонту принтерів і контролю обсягу відбитків.

Найчастіше це модель керованих послуг друку (managed print services), за якої ви платите фіксовану ціну за кожен відбиток, а підрядник включає в неї тонер, обслуговування техніки, заміну вузлів і виїзди інженерів.

Такий підхід логічний лише там, де парк принтерів великий, друк є ключовим процесом компанії, а всередині немає ресурсів постійно стежити за технікою.

Кому теоретично вигідний аутсорсинг друку

Є кілька сценаріїв, у яких аутсорсинг справді може дати відчутну економію, але стосуються вони виключно великих організацій.

• Мережі філій, банки, страхові компанії та виробничі холдинги — десятки офісів, сотні МФУ, великі щоденні обсяги друку і суворі вимоги до термінів реагування сервісу.
• Державні структури і корпорації, де друк вбудований у бізнес-процеси і є сенс централізувати парк пристроїв під управлінням зовнішнього інтегратора.
• Організації, готові працювати за суворим регламентом: ліміти сторінок, стандартизований парк принтерів, відмова від самостійної закупівлі техніки.

У всіх цих випадках проєкт з аутсорсингу друку складний і тривалий, але може знизити сукупні витрати на десятки відсотків.

Чому для звичайного офісу аутсорсинг майже завжди невигідний

Більшість компаній у Києві використовують 1-10 принтерів і кілька МФУ, друкують помірні обсяги і не потребують складних аутсорсингових схем.

Для таких клієнтів вигода від аутсорсингу картриджів вкрай низька порівняно з простою моделлю: друкуємо, закінчується тонер — про це зазвичай сигналізує низький рівень тонера в картриджі, — викликаємо сервіс для заправки й обслуговування.

• Невеликий парк пристроїв — економія на кількох принтерах не покриває абонентську плату і накладні витрати на управління договором.
• Мінімальні обсяги і пороги — аутсорсингові моделі часто вимагають певної кількості відбитків на місяць, інакше ціна сторінки різко зростає.
• Складний договір — KPI, звіти, узгодження рівнів сервісу, штрафи і процедури розірвання заради кількох принтерів, які можна обслуговувати простіше.

У результаті офіс платить за інфраструктуру аутсорсингу більше, ніж економить на тонері, тоді як звичайна заправка картриджів і ремонт техніки фактично обходяться дешевше і забезпечують більшу гнучкість.

Порівняння аутсорсингу та обслуговування за фактом

Коли аутсорсинг точно не потрібен

Є ситуації, у яких запуск аутсорсингу друку від початку не має сенсу, і таких випадків на ринку набагато більше, ніж успішних аутсорсингових проєктів.

• Невеликий офіс, інтернет-магазин, юридична або бухгалтерська фірма з кількома принтерами — простіше налагодити роботу із сервісним центром, ніж укладати довгострокові договори.
• Компанія вже розуміє різницю між купівлею нового витратника і заправкою — про це докладно написано в матеріалі купити картридж чи заправити, який принтер обрати, — і свідомо обирає дешевший варіант.
• Офіс, де принтери використовуються періодично: акти, договори, рідкісні звіти — постійна оплата за аутсорсинг тут просто зайва.

У всіх цих випадках аутсорсинг дає дуже низьку додаткову вигоду, а реальний фінансовий ефект забезпечують грамотний підбір техніки і співпраця із сервісом, який уміє працювати з різними брендами і моделями.

Що забезпечує регулярне обслуговування замість аутсорсингу

Головна мотивація аутсорсингу — позбутися клопотів із принтерами. Але більшість цих завдань можна вирішити через звичайний сервісний центр, без довгострокових договорів і оплати за кожен відбиток.

• Технічне обслуговування і ремонт — фахівці виконують ремонт принтерів та усувають типові несправності, перелічені в матеріалі про найпоширеніші поломки принтера.
• Підбір техніки для дешевого друку — на сайті є стаття про те, який принтер обрати для вигідної заправки картриджів, що дозволяє вибудувати економний друк без зовнішнього оператора.
• Зрозуміла робота з витратними матеріалами — співробітники дізнаються, для чого потрібні чіпи в картриджах, і не переплачують за непотрібні функції під час вибору моделей.

Фактично компанія отримує стабільний друк, прогнозовані витрати і швидкий ремонт — але без складної аутсорсингової конструкції та з більшою гнучкістю.

Чому переваги аутсорсингу майже завжди менші, ніж здається

У презентаціях аутсорсингових компаній економія від передачі друку на сторону часто виглядає як десятки відсотків, але на практиці значну частину цієї вигоди поглинають впровадження, супровід договору і обмеження щодо моделей принтерів.

Крім того, кожен картридж має свій ресурс — коли закінчується термін служби картриджа, аутсорсер зобов'язаний замінити його за договором, і ця заміна вже закладена у високий тариф за відбиток, а не заощаджується для клієнта.

Для більшості офісів це означає простий сценарій: правильно обрати техніку, скласти графік обслуговування і працювати із сервісним центром замість запуску складного аутсорсингового проєкту заради дуже незначної додаткової вигоди.

Що можна вирішити самостійно, а що — лише через сервіс

Частину операцій із витратними матеріалами компанії справді можуть виконувати самостійно, не вдаючись ні до аутсорсингу, ні до послуг сторонніх майстрів.

Наприклад, співробітники можуть самостійно перевірити, що таке заправна станція для картриджів, і зрозуміти, чому домашня заправка не замінює професійне обладнання сервісного центру.

Але повноцінна заправка, діагностика чіпа, очищення фотобарабана і відновлення друку без розводів потребують професійного обладнання та досвіду — саме ці завдання логічніше довіряти сервісу, а не аутсорсеру із середніми нормативами.

Короткий чек-ліст: чи потрібен вам аутсорсинг заправки картриджів

1. 1 Порахуйте парк: якщо у вас менше кількох десятків принтерів і МФУ, повний аутсорсинг майже напевно не окупиться — вигода надто мала на тлі накладних витрат.
2. 2 Порівняйте поточну вартість друку з ціною повторної заправки і можливістю купити готовий заправлений картридж замість нового.
3. 3 Оцініть, скільки часу і ресурсів витрачається на принтери: якщо немає окремого співробітника для обслуговування парку пристроїв, простіше налагодити сервісне обслуговування, ніж вести переговори щодо SLA і KPI.
4. 4 Перевірте моделі техніки: можливо, достатньо замінити кілька невдалих принтерів на надійні лазерні моделі, щоб суттєво знизити вартість друку без аутсорсингу.
5. 5 Якщо після розрахунків економія від аутсорсингу не виглядає значною і очевидною, раціональніше налагодити співпрацю із сервісним центром — заправка, ремонт і консультації щодо вибору техніки дадуть більший ефект за менших ризиків.

Коли достатньо просто звернутися до сервісу

Якщо аутсорсинг друку для вашого офісу є надто складним і малоефективним рішенням, достатньо налагодити регулярну роботу з TonFix: заправку картриджів, діагностику принтерів і плановий ремонт.

Телефони, адресу майстерні в Києві та графік роботи вказано на сторінці контактів TonFix, а замовити виїзд майстра можна безпосередньо там само.

Так компанія зберігає контроль над парком пристроїв, отримує якісне обслуговування і заощаджує на друку завдяки грамотній заправці та підбору техніки, не зв'язуючись із дорогими аутсорсинговими схемами, які справді вигідні лише великим гравцям із величезними обсягами друку.