Як вибрати принтер для бухгалтерії

Бухгалтерія друкує більше, ніж будь-який інший відділ офісу: рахунки, накладні, акти звірки, податкові звіти, платіжні доручення й договори виходять із принтера десятками сторінок щодня. Тому принтер для бухгалтерії має бути чорно-білим лазерним пристроєм або лазерним МФУ з високою швидкістю друку, недорогою заправкою картриджів і функцією двостороннього друку. Далі розберемо, чому саме ці параметри критичні, які моделі підходять під різні обсяги друку і на що дивитися під час купівлі.

Чому бухгалтерії потрібен саме лазерний принтер

Основне завдання бухгалтера — це друк текстових документів, а не кольорових зображень чи фотографій. Для такого навантаження монохромний принтер підходить краще за струменевий за всіма практичними параметрами.

Лазерна технологія друку використовує тонер і запікає зображення на папері за високої температури, тому відбиток не розмазується і не боїться вологи — це важливо для документів, які зберігаються роками для податкової звітності. Струменеві моделі дешевші на старті, але картриджі в них швидко засихають під час простою, а вартість чорнил на сторінку в рази вища, ніж у лазерного тонера.

Які завдання стоять перед принтером у бухгалтерії

Перш ніж обирати конкретну модель, варто зрозуміти реальний обсяг і характер друку у відділі. Зазвичай бухгалтерія стикається з такими сценаріями:

• щоденний друк первинних документів — рахунків, актів, накладних, договорів;
• періодичний друк великих пакетів звітності наприкінці місяця або кварталу;
• сканування й копіювання документів для архіву або передачі в податкову;
• двосторонній друк багатосторінкових договорів та інструкцій для економії паперу;
• спільний доступ до пристрою з кількох комп'ютерів бухгалтерії.

Швидкість друку: скільки сторінок за хвилину потрібно бухгалтерії

Швидкість друку визначає, скільки часу співробітники стоятимуть біля принтера в очікуванні документів. Для невеликої бухгалтерії з 1-3 людей вистачає 20-25 сторінок за хвилину, а для відділу з великим документообігом варто дивитися на моделі від 35-40 сторінок за хвилину і вище, як це роблять найшвидші лазерні принтери у своєму класі.

Якщо принтер працює повільно навіть за нормальною швидкістю за паспортом, часто причина не в моделі, а в накопичених несправностях — забитому ролику подачі, зносі термоплівки або проблемах із драйвером. Якщо офісний принтер став повільно друкувати, розумніше спочатку перевірити ці вузли, а не відразу міняти пристрій.

Дешева заправка картриджів — головна стаття економії

Вартість витратних матеріалів за весь термін служби принтера часто перевищує ціну самого пристрою, особливо при активному друку в бухгалтерії. Тому під час вибору важливо дивитися не лише на ціну апарата, а й на вартість картриджів та їх заправки.

Лазерні картриджі діляться на два типи — з чіпом і без чіпа. У моделей без чіпа заправка простіша і дешевша, бо не потрібне скидання лічильника або заміна електронного модуля. Різниця між картриджами з чіпом і без чіпа безпосередньо впливає на підсумкову вартість друку однієї сторінки, тому перед купівлею принтера варто уточнити, до якого типу належить його картридж.

Ресурс картриджа — ще один параметр економії. Для бухгалтерії з великим обсягом друку вигідніше брати принтер із картриджем на 2500-3000 сторінок і вище, а не бюджетну модель зі стартовим картриджем на 700-1000 аркушів, який доведеться заправляти майже відразу після купівлі.

Двосторонній друк: навіщо він потрібен бухгалтеру

Функція дуплексу друкує документ одразу на двох сторонах аркуша без ручного перевертання паперу. Для бухгалтерії це не просто зручність, а пряма економія — багатосторінкові договори, інструкції та внутрішні регламенти займають удвічі менше паперу.

Автоматичний двосторонній друк (дуплекс) у принтері працює так: аркуш виходить з апарата після друку першого боку, потім ролики захоплення затягують його назад, і друк проходить на другому боці. Така функція є не в усіх бюджетних моделях, тому її наявність варто перевіряти окремо, а не вважати стандартною опцією.

Принтер чи БФП: що вибрати для бухгалтерії

Якщо бухгалтерії потрібно лише друкувати документи, звичайного лазерного принтера достатньо. Але більшості бухгалтерів регулярно доводиться сканувати первинку, знімати копії для архіву або надсилати скани в податкову, тому БФП — багатофункціональний пристрій із принтером, сканером і копіром в одному корпусі — виявляється практичнішим.

Інші види принтерів, які не підходять бухгалтерії

Окрім лазерних і струменевих моделей існують матричні, світлодіодні та інші різновиди принтерів, але для офісного друку текстових документів вони або надлишкові, або застарілі. Матричні принтери, наприклад, досі застосовують для друку багатошарових бланків із копіркою, але для повсякденної бухгалтерської документації це неактуально.

Мережеве підключення і спільний доступ

Якщо в бухгалтерії працює більше однієї людини, принтер має підтримувати мережеве підключення через Ethernet або Wi-Fi, щоб кожен співробітник міг надсилати документи на друк зі свого комп'ютера без перестановки кабелів. Така можливість економить час і зменшує навантаження на одне робоче місце, до якого інакше буде прив'язаний увесь відділ.

Ресурс і надійність пристрою

Бухгалтерія — це відділ із рівномірним, але постійним навантаженням упродовж усього робочого дня, особливо в звітні періоди. Тому важливо дивитися на заявлений термін служби принтера і рекомендоване місячне навантаження — воно має перевищувати реальний обсяг друку відділу із запасом, інакше пристрій працюватиме на знос і частіше ламатиметься.

Коли варто звернутися в сервіс

Якщо принтер бухгалтерії почав друкувати зі смугами, заминанням паперу або перестав бачити картридж, часто дешевше і швидше звернутися до фахівців, ніж міняти пристрій повністю. У TonFix виконують діагностику та ремонт принтера будь-якої складності, а також недорогу заправку картриджів із гарантією якості тонера.

Звернення в сервіс особливо виправдане, коли принтер ще новий і є сенс продовжити його термін служби, а не купувати заміну. Фахівці також допоможуть підібрати сумісний картридж або відновити фотобарабан, якщо тонер-картридж зносився раніше за належний ресурс.

Підсумкові критерії вибору принтера для бухгалтерії

1. 1 Тип друку — чорно-білий лазерний принтер або МФУ, без кольорового друку, якщо він не потрібен для звітів із графікою.
2. 2 Швидкість друку — від 20-25 сторінок за хвилину для невеликого відділу і від 35 сторінок за хвилину для активного документообігу.
3. 3 Вартість заправки картриджів і їх ресурс — від 2500 сторінок чорно-білого друку на один картридж.
4. 4 Автоматичний двосторонній друк (дуплекс) для економії паперу на багатосторінкових документах.
5. 5 Мережеве підключення через Ethernet або Wi-Fi для спільного доступу співробітників бухгалтерії.
6. 6 Наявність сканера і копіра у форматі МФУ, якщо потрібно працювати з первинною документацією та архівом.
7. 7 Заявлений ресурс і надійність пристрою із запасом під реальний обсяг друку відділу.

Правильно підібраний принтер і картридж для подальшої вигідної заправки економить бухгалтерії не лише час, а й гроші на витратниках упродовж усього терміну служби пристрою. Якщо сумніваєтеся, яка модель підійде саме під ваш обсяг документообігу, фахівці TonFix допоможуть підібрати варіант з урахуванням бюджету і завдань відділу.