Как выбрать принтер для бухгалтерии

Бухгалтерия печатает больше, чем любой другой отдел офиса: счета, накладные, акты сверки, налоговые отчеты, платежные поручения и договоры выходят из принтера десятками страниц ежедневно. Поэтому принтер для бухгалтерии должен быть черно-белым лазерным устройством или лазерным МФУ с высокой скоростью печати, недорогой заправкой картриджей и функцией двусторонней печати. Дальше разберем, почему именно эти параметры критичны, какие модели подходят под разные объемы печати и на что смотреть при покупке.

Почему бухгалтерии нужен именно лазерный принтер

Основная задача бухгалтера - это печать текстовых документов, а не цветных изображений или фотографий. Для такой нагрузки монохромный принтер подходит лучше струйного по всем практическим параметрам.

Лазерная технология печати использует тонер и запекает изображение на бумаге при высокой температуре, поэтому отпечаток не размазывается и не боится влаги - важно для документов, которые хранятся годами для налоговой отчетности. Струйные модели дешевле на старте, но картриджи в них быстро засыхают при простое, а стоимость чернил на страницу в разы выше, чем у лазерного тонера.

Какие задачи стоят перед принтером в бухгалтерии

Прежде чем выбирать конкретную модель, стоит понять реальный объем и характер печати в отделе. Обычно бухгалтерия сталкивается со следующими сценариями:

• ежедневная печать первичных документов - счетов, актов, накладных, договоров
• периодическая печать больших пакетов отчетности в конце месяца или квартала
• сканирование и копирование документов для архива или передачи в налоговую
• двусторонняя печать многостраничных договоров и инструкций для экономии бумаги
• совместный доступ к устройству с нескольких компьютеров бухгалтерии

Скорость печати: сколько страниц в минуту нужно бухгалтерии

Скорость печати определяет, сколько времени сотрудники будут стоять у принтера в ожидании документов. Для небольшой бухгалтерии из 1-3 человек хватает 20-25 страниц в минуту, а для отдела с большим документооборотом стоит смотреть на модели от 35-40 страниц в минуту и выше, как это делают самые быстрые лазерные принтеры в своем классе.

Если принтер работает медленно даже при нормальной скорости по паспорту, часто причина не в модели, а в накопившихся неполадках - забитом ролике подачи, износе термопленки или проблемах с драйвером. Если офисный принтер стал медленно печатать, разумнее сначала проверить эти узлы, а не сразу менять устройство.

Дешевая заправка картриджей - главная статья экономии

Стоимость расходников за весь срок службы принтера часто превышает цену самого устройства, особенно при активной печати в бухгалтерии. Поэтому при выборе важно смотреть не только на цену аппарата, но и на стоимость картриджей и их заправки.

Лазерные картриджи делятся на два типа - с чипом и без чипа. У моделей без чипа заправка проще и дешевле, потому что не требуется сброс счетчика или замена электронного модуля. Разница между картриджами с чипом и без чипа напрямую влияет на итоговую стоимость печати одной страницы, поэтому перед покупкой принтера стоит уточнить, к какому типу относится его картридж.

Ресурс картриджа - еще один параметр экономии. Для бухгалтерии с большим объемом печати выгоднее брать принтер с картриджем на 2500-3000 страниц и выше, а не бюджетную модель со стартовым картриджем на 700-1000 листов, который придется заправлять почти сразу после покупки.

Двусторонняя печать: зачем она нужна бухгалтеру

Функция дуплекса печатает документ сразу на двух сторонах листа без ручного переворачивания бумаги. Для бухгалтерии это не просто удобство, а прямая экономия - многостраничные договоры, инструкции и внутренние регламенты занимают в два раза меньше бумаги.

Автоматическая двусторонняя печать (дуплекс) в принтере работает так: лист выходит из аппарата после печати первой стороны, затем ролики захвата затягивают его обратно, и печать проходит на второй стороне. Такая функция есть не во всех бюджетных моделях, поэтому ее наличие стоит проверять отдельно, а не считать стандартной опцией.

Принтер или МФУ: что выбрать для бухгалтерии

Если бухгалтерии нужно только печатать документы, обычного лазерного принтера достаточно. Но большинству бухгалтеров регулярно приходится сканировать первичку, снимать копии для архива или отправлять сканы в налоговую, поэтому МФУ - многофункциональное устройство с принтером, сканером и копиром в одном корпусе - оказывается практичнее.

Другие виды принтеров, которые не подходят бухгалтерии

Помимо лазерных и струйных моделей существуют матричные, светодиодные и другие разновидности принтеров, но для офисной печати текстовых документов они либо избыточны, либо устарели. Матричные принтеры, например, до сих пор применяют для печати многослойных бланков с копиркой, но для повседневной бухгалтерской документации это не актуально.

Сетевое подключение и общий доступ

Если в бухгалтерии работает больше одного человека, принтер должен поддерживать сетевое подключение по Ethernet или Wi-Fi, чтобы каждый сотрудник мог отправлять документы на печать со своего компьютера без переключения кабелей. Такая возможность экономит время и снижает нагрузку на одно рабочее место, к которому иначе будет привязан весь отдел.

Ресурс и надежность устройства

Бухгалтерия - это отдел с равномерной, но постоянной нагрузкой на протяжении всего рабочего дня, особенно в отчетные периоды. Поэтому важно смотреть на заявленный срок службы принтера и рекомендуемую месячную нагрузку - она должна превышать реальный объем печати отдела с запасом, иначе устройство будет работать на износ и чаще ломаться.

Когда стоит обратиться в сервис

Если принтер бухгалтерии начал печатать с полосами, замятиями бумаги или перестал видеть картридж, часто дешевле и быстрее обратиться к специалистам, чем менять устройство целиком. В TonFix выполняют диагностику и ремонт принтера любой сложности, а также недорогую заправку картриджей с гарантией качества тонера.

Обращение в сервис особенно оправдано, когда принтер еще новый и есть смысл продлить его срок службы, а не покупать замену. Специалисты также помогут подобрать совместимый картридж или восстановить фотобарабан, если тонер-картридж износился раньше положенного ресурса.

Итоговые критерии выбора принтера для бухгалтерии

1. 1 Тип печати - черно-белый лазерный принтер или МФУ, без цветной печати, если она не нужна для отчетов с графикой.
2. 2 Скорость печати - от 20-25 страниц в минуту для небольшого отдела и от 35 страниц в минуту для активного документооборота.
3. 3 Стоимость заправки картриджей и их ресурс - от 2500 страниц черно-белой печати на один картридж.
4. 4 Автоматическая двусторонняя печать (дуплекс) для экономии бумаги на многостраничных документах.
5. 5 Сетевое подключение по Ethernet или Wi-Fi для общего доступа сотрудников бухгалтерии.
6. 6 Наличие сканера и копира в формате МФУ, если нужно работать с первичной документацией и архивом.
7. 7 Заявленный ресурс и надежность устройства с запасом под реальный объем печати отдела.

Правильно подобранный принтер и картридж для дальнейшей выгодной заправки экономит бухгалтерии не только время, но и деньги на расходниках на протяжении всего срока службы устройства. Если сомневаетесь, какая модель подойдет именно под ваш объем документооборота, специалисты TonFix помогут подобрать вариант с учетом бюджета и задач отдела.