Кому выгоднее аутсорсить заправку картриджей

Вопрос, кому выгоднее аутсорсить заправку картриджей, чаще всего задают владельцы офисов и ИТ-менеджеры, когда печать начинает казаться слишком дорогой и сложной.

Если смотреть на реальные цифры, полноценный аутсорсинг печати в формате покопийной оплаты выгоден только крупным компаниям, а для типичного офиса и малого бизнеса его выгода минимальна - проще регулярно заказывать заправку картриджей у нас.

Что подразумевается под аутсорсингом заправки картриджей

Аутсорсинг заправки картриджей - это не разовый вызов мастера, а долгосрочный договор: внешняя компания берет на себя весь цикл печати, от поставки тонера до ремонта принтеров и контроля объёма отпечатков.

Чаще всего это модель managed print services, где вы платите фиксированную цену за каждый отпечаток, а подрядчик включает в неё тонер, обслуживание техники, замену узлов и выезды инженеров.

Такой подход логичен только там, где парк принтеров большой, печать - ключевой процесс компании, а внутри неё нет ресурсов постоянно следить за техникой.

Кому теоретически выгоден аутсорсинг печати

Есть несколько сценариев, где аутсорсинг действительно может дать ощутимую экономию, но касаются они исключительно крупных организаций.

• Сети филиалов, банки, страховые компании и производственные холдинги - десятки офисов, сотни МФУ, большие ежедневные объёмы печати и строгие требования к срокам реакции сервиса.
• Госструктуры и корпорации, где печать встроена в бизнес-процессы и есть смысл централизовать парк устройств под управление внешнего интегратора.
• Организации, готовые жить по жёсткому регламенту: лимиты страниц, стандартизированный парк принтеров, отказ от самостоятельной закупки техники.

Во всех этих случаях проект по аутсорсингу печати сложный и долгий, но может снизить совокупные затраты на десятки процентов.

Почему для обычного офиса аутсорсинг почти всегда невыгоден

Большинство компаний в Киеве используют 1-10 принтеров и несколько МФУ, печатают умеренные объёмы и не нуждаются в сложных аутсорсинговых схемах.

Для таких клиентов выгода от аутсорсинга картриджей крайне низкая по сравнению с простой моделью: печатаем, заканчивается тонер - об этом обычно сигнализирует низкий уровень тонера в картридже, - вызываем сервис на заправку и обслуживание.

• Небольшой парк устройств - экономия на нескольких принтерах не покрывает абонплату и накладные расходы на управление договором.
• Минимальные объёмы и пороги - аутсорсинговые модели часто требуют определённого количества отпечатков в месяц, иначе цена за страницу резко растёт.
• Сложный договор - KPI, отчёты, согласование уровней сервиса, штрафы и процедуры расторжения ради нескольких принтеров, которые можно обслуживать проще.

В итоге офис платит за инфраструктуру аутсорсинга больше, чем экономит на тонере, тогда как обычная заправка картриджей и ремонт техники по факту обходятся дешевле и гибче.

Сравнение аутсорсинга и обслуживания по факту

Когда аутсорсинг точно не нужен

Есть ситуации, где запуск аутсорсинга печати изначально не имеет смысла, и таких кейсов на рынке гораздо больше, чем успешных аутсорсинговых проектов.

• Небольшой офис, интернет-магазин, юридическая или бухгалтерская фирма с несколькими принтерами - проще выстроить работу с сервисным центром, чем связываться с долгими контрактами.
• Компания уже понимает разницу между покупкой нового расходника и заправкой - об этом подробно написано в материале купить картридж или заправить, какой выбрать принтер, и осознанно выбирает более дешёвый вариант.
• Офис, где принтеры используются эпизодически: акты, договоры, редкие отчёты - постоянный платёж за аутсорсинг здесь просто лишний.

Во всех этих случаях аутсорсинг даёт очень низкую дополнительную выгоду, а реальный финансовый эффект приносит грамотный подбор техники и сотрудничество с сервисом, который умеет работать с разными брендами и моделями.

Что закрывает регулярное обслуживание вместо аутсорсинга

Главная мотивация аутсорсинга - снять с себя головную боль с принтерами. Но большинство этих задач закрываются через обычный сервисный центр, без долгих контрактов и покопийной оплаты.

• Техническое обслуживание и ремонт - специалисты выполняют ремонт принтеров и устраняют типовые неисправности, перечисленные в материале о самых распространённых поломках принтера.
• Подбор техники под дешёвую печать - на сайте есть статья о том, какой принтер выбрать для выгодной заправки картриджей, что позволяет выстроить экономичную печать без внешнего оператора.
• Понятная работа с расходниками - сотрудники узнают, зачем нужны чипы в картриджах, и не переплачивают за ненужные функции при выборе моделей.

Фактически компания получает стабильную печать, прогнозируемые расходы и быстрые ремонты - но без сложной аутсорсинговой конструкции и с большей гибкостью.

Почему выгода аутсорсинга почти всегда ниже, чем кажется

В презентациях аутсорсинговых компаний экономия от передачи печати на сторону часто выглядит как десятки процентов, но в реальности значимую часть этой выгоды съедают внедрение, сопровождение договора и ограничения по моделям принтеров.

Кроме того, у каждого картриджа есть свой ресурс - когда истекает срок службы картриджа, аутсорсер обязан заменить его по контракту, и эта замена уже заложена в высокий тариф за отпечаток, а не сэкономлена для клиента.

Для большинства офисов это означает простой сценарий: правильно выбрать технику, выстроить график обслуживания и работать с сервисным центром вместо запуска сложного аутсорсингового проекта ради очень низкой дополнительной выгоды.

Что можно решить своими силами, а что - только через сервис

Часть операций с расходниками компании действительно способны выполнять самостоятельно, не прибегая ни к аутсорсингу, ни к сторонним мастерам.

Например, сотрудники могут своими силами проверить что такое заправочная станция для картриджей и понять, почему домашняя заправка не заменяет профессиональное оборудование сервисного центра.

Но полноценная заправка, диагностика чипа, чистка фотобарабана и восстановление печати без разводов требуют профессионального оборудования и опыта - именно эти задачи логичнее доверять сервису, а не аутсорсеру с усреднёнными нормативами.

Короткий чек-лист: нужен ли вам аутсорсинг заправки картриджей

1. 1 Посчитайте парк: если у вас меньше нескольких десятков принтеров и МФУ, полноценный аутсорсинг почти наверняка не окупится - выгода слишком мала на фоне накладных расходов.
2. 2 Сравните текущую стоимость печати с ценой повторной заправки и возможностью купить готовый заправленный картридж вместо нового.
3. 3 Оцените, сколько времени и ресурсов уходит на принтеры: если нет отдельного человека под парк устройств, проще выстроить сервисное обслуживание, чем вести переговоры по SLA и KPI.
4. 4 Проверьте модели техники: возможно, достаточно заменить пару неудачных принтеров на ресурсные лазерные модели, чтобы сильно снизить стоимость печати без аутсорсинга.
5. 5 Если после расчётов экономия от аутсорсинга не выглядит крупной и очевидной, рациональнее закрепить сотрудничество с сервисным центром - заправка, ремонт и консультации по выбору техники дают больший эффект при меньших рисках.

Когда достаточно просто обратиться к сервису

Если аутсорсинг печати для вашего офиса - слишком тяжёлое и малоэффективное решение, достаточно наладить регулярную работу с TonFix: заправку картриджей, диагностику принтеров, плановые ремонты.

Телефоны, адрес мастерской в Киеве и график работы указаны на странице контактов TonFix, а заказать выезд мастера можно прямо там же.

Так компания сохраняет контроль над парком устройств, получает качественное обслуживание и экономит на печати за счёт грамотной заправки и подбора техники, не связываясь с дорогими аутсорсинговыми схемами, которые реально выгодны только крупным игрокам с огромными объёмами печати.